PST y OST: qué son y cómo se corrompen

Outlook gestiona el correo localmente a través de dos tipos de archivo de almacén:

• PST (Personal Storage Table): Archivo de almacén local donde Outlook guarda correos, contactos, calendarios y tareas en cuentas POP3 e IMAP. Es el único repositorio de los datos: si el PST se corrompe o elimina, los datos no están en ningún servidor.
• OST (Offline Storage Table): Copia local caché de un buzón Exchange o Microsoft 365. Permite trabajar sin conexión y sincroniza con el servidor cuando hay red. El OST contiene datos locales no sincronizados que pueden no existir en el servidor si el buzón fue eliminado antes de la sincronización.

Las causas más frecuentes de corrupción de archivos PST y OST:

• Tamaño excesivo del archivo: Los archivos PST en formato antiguo (Outlook 97-2002) tienen un límite de 2 GB; al superarlo, el archivo se corrompe. Los PST modernos tienen un límite de 50 GB, pero archivos de más de 20 GB son propensos a corrupciones por tiempo de acceso prolongado.
• Cierre inesperado de Outlook: Una caída del sistema, un corte de luz o un cierre forzado de Outlook mientras el PST está abierto puede dejar el archivo en un estado inconsistente.
• Ubicación en red (UNC o mapeado): Almacenar el PST en una unidad de red en lugar de en local es una de las principales causas de corrupción. Microsoft no soporta oficialmente PST en red.
• Sectores defectuosos en el disco: Si el HDD o SSD donde reside el PST tiene sectores dañados, las áreas del archivo que caen en esos sectores se pierden.
• Intervención de antivirus: Algunos antivirus analizan el PST en tiempo real, lo que puede interrumpir las operaciones de escritura y dejar el archivo corrupto.

Cómo reparar un PST corrompido: opciones disponibles

Cuando Outlook no puede abrir un archivo PST y muestra el mensaje «El archivo de datos de Outlook no se encuentra o no se puede abrir», las opciones de reparación son:

1. ScanPST.exe (Inbox Repair Tool): Herramienta incluida en Office que analiza y repara la estructura del PST. Es eficaz para corrupciones menores pero falla frecuentemente en archivos muy grandes o muy dañados. Siempre realiza una copia de seguridad del PST antes de ejecutarla.
2. Herramientas de reparación especializadas: Aplicaciones como Stellar Repair for Outlook o DataNumen Outlook Repair abordan corrupciones más profundas que ScanPST no puede resolver. Permiten previsualizar el contenido antes de guardar.
3. Recuperación a nivel de disco: Si el disco donde reside el PST tiene sectores defectuosos, el primer paso es clonar el disco con herramientas especializadas para evitar pérdida adicional de datos durante el proceso de reparación.
4. Laboratorio especializado: Para PST muy dañados, archivos corrompidos por fallo de disco, o cuando se necesita recuperar datos de un PST en un disco que ya no arranca, un laboratorio profesional combina recuperación del medio de almacenamiento con reparación del archivo.

Fallo de sincronización OST: cuándo los datos solo están en local

Los archivos OST (caché local de Exchange o Microsoft 365) suelen considerarse prescindibles porque los datos están también en el servidor. Sin embargo, hay escenarios críticos en los que el OST contiene datos que no están en el servidor:

• Correos redactados en modo offline: Mensajes escritos y guardados como borrador sin conexión, que nunca llegaron a sincronizarse con el servidor antes de que este se eliminara o el equipo fallara.
• Buzón eliminado del servidor antes de la última sincronización: Si el administrador de Exchange o Microsoft 365 elimina el buzón y el usuario tenía correos en el OST local que nunca subieron al servidor, esos correos solo existen en el OST.
• Elementos movidos localmente: Correos arrastrados a carpetas locales (no sincronizadas con el servidor) dentro de Outlook — esto ocurre especialmente en configuraciones con carpetas locales mezcladas con carpetas del servidor.

Para recuperar datos de un OST, es necesario convertirlo a PST o extraer los mensajes directamente, ya que Outlook no permite abrir un OST cuándo el buzón del servidor ya no existe.

Exchange Server on-premise: recuperación de la base de datos EDB

En las organizaciones con Exchange Server instalado en sus propias instalaciones, todos los buzón de usuario se almacenan en uno o varios archivos de base de datos con extensión .edb (Exchange Database). La recuperación del EDB es necesaria en escenarios como:

• El servidor Exchange ha sufrido un fallo de hardware (disco, RAID, placa).
• La base de datos EDB se ha corrompido (pérdida de energía durante escritura, fallo de actualización de Exchange).
• Se necesita extraer buzón específicos de una copia de backup sin restaurar el servidor completo.
• Los archivos de log de transacciones (.log) se han perdido y la base de datos quedado en estado «sucio» (dirty shutdown).

La recuperación de un EDB en estado dirty shutdown requiere:

1. Reproducir los logs de transacción disponibles para llevar la base de datos a un estado consistente (clean shutdown).
2. Si los logs no están disponibles o están corrompidos, usar herramientas especializadas para montar el EDB en modo de sólo lectura y extraer los buzón directamente.
3. Exportar los buzón recuperados a formato PST para su importación en el nuevo servidor o en Microsoft 365.

Microsoft 365 / Office 365: opciones nativas vs. recuperación profesional

Cuando las opciones nativas no son suficientes — el período de retención ha expirado, el buzón fue eliminado hace tiempo o no se configuró ninguna política de retención — la recuperación debe abordarse desde los backups físicos existentes (si los hay) o desde los archivos OST locales que puedan quedar en los equipos de los usuarios.

Precios de recuperación de correo por tipo de problema

Continuidad de negocio y prevención de pérdida de correo

La pérdida de correo electrónico empresarial puede tener consecuencias legales, fiscales y operativas graves. Las mejores prácticas para evitarla:

• No almacenar PST en red: Los PST en unidades de red son la principal causa de corrupción. Si es necesario el acceso compartido, usa un buzón compartido en Exchange o Microsoft 365 en lugar de un PST compartido.
• Controlar el tamaño del PST: Configura Outlook para archivado automático o usa el buzón de archivo en la nube. Mantén los PST locales por debajo de 10 GB para minimizar el riesgo de corrupción.
• Política de retención en Microsoft 365: Configura políticas de retención en el Centro de Cumplimiento antes de que ocurra la pérdida. Una vez que el buzón se purga sin política activa, Microsoft no puede recuperarlo.
• Backup de Exchange Server: Realiza backups de la base de datos EDB con periodicidad diaria o superior usando herramientas compatibles con VSS (Veeam, Backup Exec, Windows Server Backup). Verifica regularmente que los backups son restaurables.
• Backup de PST locales: Incluye las rutas de los archivos PST en las políticas de backup corporativas. Los PST suelen estar en %userprofile%\Documents\Archivos de Outlook.

Preguntas frecuentes sobre recuperación de correo Outlook y Exchange