La gestoría ante la pérdida de datos: un riesgo con consecuencias legales directas
Una gestoría o asesoría fiscal no gestiona solo sus propios datos: gestiona los datos tributarios, laborales y contables de decenas o cientos de clientes. Cuando un disco duro falla en el servidor de una gestoría, el impacto se multiplica por el número de clientes afectados. Y a diferencia de otros sectores donde la pérdida de datos es fundamentalmente económica, en el ámbito fiscal y laboral entran en juego obligaciones legales con plazos improrrogables ante la Agencia Tributaria (AEAT) y ante la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).
Este artículo analiza los sistemas específicos del sector, las implicaciones normativas de la pérdida de datos y los rangos de coste de la recuperación profesional.
Software crítico en gestorías y asesorías fiscales
ContaPlus y Sage Contaplus
Sage Contaplus (anteriormente ContaPlus) ha sido durante décadas el estándar de facto en la contabilidad de pymes y gestorías españolas. Sus bases de datos, almacenadas en formato propietario sobre SQL Server o en ficheros .s01/.cod, contienen la contabilidad completa de todos los ejercicios gestionados: asientos diario, libros mayor, balances de comprobación y cuentas anuales. La recuperación de estas bases de datos requiere no solo extraer los archivos, sino asegurarse de que la estructura interna es coherente para que el software pueda abrir cada empresa correctamente.
A3con y A3nom (Wolters Kluwer)
El suite A3 de Wolters Kluwer (A3con para contabilidad, A3nom para nóminas, A3ges para gestión integral) es especialmente prevalente en gestorías medianas y grandes. A3 almacena los datos de cada cliente en una base de datos separada, lo que facilita la recuperación selectiva pero complica la restauración completa cuando falla el servidor principal. Los ficheros de A3nom contienen nóminas, seguros sociales (TC1, TC2), contratos de trabajo y vida laboral de los empleados de cada cliente.
Sage 50 y Sage 200
En gestorías con clientes de mayor tamaño, Sage 50 (antes Line 50) y Sage 200 son herramientas habituales. Estas aplicaciones trabajan sobre bases de datos SQL Server y sus ficheros de empresa (.sbd) encapsulan el histórico contable completo. La pérdida de estos archivos sin backup equivale a perder el historial contable que podría ser requerido en una inspección de Hacienda.
Wolters Kluwer a3ASESOR y plataformas de declaraciones fiscales
Las plataformas de presentación de declaraciones fiscales, como a3ASESOR o El Asesor de la AEAT, almacenan localmente los modelos tributarios cumplimentados antes de su presentación telemática: modelos 100 (IRPF), 200 (IS), 303 (IVA trimestral), 390 (IVA anual), 111 (retenciones trabajo), 190 (resumen anual retenciones), 347 (operaciones con terceros) y muchos otros. La pérdida de estos archivos puede hacer imposible demostrar que una declaración fue presentada en plazo, con las consiguientes implicaciones ante una posible reclamación de la AEAT.
La regla de conservación de Hacienda: 4+4 años
La normativa tributaria española establece que los documentos con relevancia fiscal deben conservarse durante el período de prescripción de los tributos, que con carácter general es de cuatro años (artículo 66 de la Ley General Tributaria). Sin embargo, este plazo puede ampliarse en circunstancias específicas:
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